Az időbeosztás titkai

Fő a pontosság

Ha már eleve késve érkezünk a munkahelyre, megállíthatatlanul beindul a dominóelv, és a feladatok elvégzésének is  később lehet nekiállni: így pedig természetesen később végezhetjük el azokat. A késés ráadásul a munkatársak időbeosztására is nem kívánatos hatással lehet. Ezért ha mindig pontosan érkezünk, nemcsak a saját, hanem a munkaközösség teendőit sem késleltetjük. Ha csak esetenként fordul elő a késés, senki nem orrol meg, de ha rendszeressé válik, nem szolgálja a népszerűséget. Egy másik hasznos tanács, hogy készítsük el a feladatok fontossági sorrendjét mindennap, mielőtt nekiállunk elvégezni feladatainkat. Kezdjük a legfontosabbal a munkát, folytassuk a másodikkal, és így tovább. Így nemcsak megkönnyebbülünk, ha sikeresen végzünk a legfontosabbal, de elégedettebben és szívesebben láthatunk neki a következőnek. A nap végére pedig csak kisebb feladatok maradnak, amelyeket gyorsan elvégezhetünk, de akár másnapra is halaszthatók. Ha nap mint nap „elcsúsznak” az aznapi tennivalók, akkor valószínűleg valamit rosszul csinál az ember. Hogy mit, az úgy deríthető ki legegyszerűbben, ha feljegyezzük, hogy mikor mit végzünk el. Két-három nap vagy egy hét „naplózás” után biztosan kibújik a szög a zsákból – például túl sok kávé-, cigarettaszünetet tartunk, túl sokat internetezünk satöbbi. Ha pedig az időrabló tevékenységet kiiktatjuk a munkarendből, el lehet kerülni a fárasztó túlórázást.

Készítsünk tervet

Ha határidőre kell végeznünk egy fontos feladatot, készítsünk tervet, nehogy kifussunk az időből. Először vázoljuk fel a részfeladatok sorrendjét, majd számoljuk ki, hogy melyikre mennyi időt szánhatunk. Persze mindig közbejöhet valami, de amennyire csak lehet, tartsuk magunkat a tervhez. Így gyorsabban és hatékonyabban dolgozhatunk, elkerülhetjük a kapkodást és nem felejtünk el semmit. Egy hosszabb telefonbeszélgetés, pletykálkodás, esetleg csevegés a világhálón – és máris hátrányba kerülhetünk a munkaidővel szemben. Jó, ha száműzzük ezeket az időpocsékoló tevékenységeket a napirendből. Ugyanakkor a túlzott aprólékosság az időhúzás egyik leghasznosabbnak tűnő válfaja. Találjuk meg az arany középutat a feladat összecsapása és a túlreagálása között. Bízzunk magunkban annyira, hogy tudjuk, könnyedén végzünk a teendőinkkel.

Ne halmozódjanak a feladatok

Senki nem mond szívesen nemet a kollégáinak, pláne nem a főnökének, de vannak kivételes helyzetek. Ha már így is több feladatunk van, mint amennyit el tudunk végezni, bátran hárítsuk el az újabb kérést. Tudjuk, hogy mennyit vállalhatunk anélkül, hogy a mennyiség a minőség rovására menjen. Ráadásul a munkatársak jobban felnéznek arra, aki tud nemet mondani, mint arra, aki csak bólogat és utána magában füstölög a végeláthatatlan munkaidő miatt. Az is lényeges, hogy pihenjünk, szórakozzunk, lazítsunk – a munkaidő után. Akár kényszerből túlórázunk, vagy azért, mert elcsúsztunk, vagy mert munkamániások vagyunk, meg kell tanulni a szabadidőt kellemesen, de hasznosan eltölteni. Hétköznap, munka után például javasolt a sportolás, ugyanis a testmozgással levezethető a stressz, erősebb, energikusabb és magabiztosabb az ember, sőt jobban is alszik majd. A hétvégékre pedig tervezzünk igazi kikapcsolódást: kirándulást a családdal vagy a barátokkal, hosszú hétvégét. A lényeg a kikapcsolódás és hogy ne vigyünk haza munkát – még gondolatban sem.