Gassner Wolfgang, a csíkszeredai Tourist Informator cég menedzsere a Krónika megkeresésére elmondta, a Székelyföld Desztináció Menedzsment Klaszterrel közösen építik ki a rendszert, tulajdonképpen minden szállás- és programkeresési, csoportos ajánlatkérésre vonatkozó kísérletet végigkövetnek, a rendszerbe bekerülő szállásadók, szolgáltatók kapnak egy ingyenesen hívható telefonszámot, ami az általuk működtetett call centernél cseng ki.

A rendszer valójában egyfajta recepciósként működik, első lépésben ők próbálják lemenedzselni a kéréseket, de egy gombnyomással a keresett panziót is kapcsolni tudják, hogy további információkkal szolgáljon, vagy egyeztessenek a részletekről. Ezzel mindenképpen lerövidítik a válaszadási időt, hiszen az online foglalások esetében a kisebb szolgáltatóknál gyakran több napot is várnia kell a vendégnek, amíg elektronikus levelére választ kap, megerősítik a foglalását, vagy közlik, hogy épp akkor nincs szabad hely. Jelenleg egyetlen személy foglalkozik a közvetítéssel, így az esti órákban, a hétvégeken nincs szolgáltatás, ilyenkor a rendszer automatikusan kapcsolja a keresett szállásadót, de rögzítik a hívásokat, így ha nem sikerült a foglalás, visszahívják a turistát, és próbálnak alternatívákat ajánlani.

Fejlesztésekre van szükség

Gassner Wolfgang elmondta, mindenképpen fejleszteni kell a rendszert. Eddig a Hargita megyei önkormányzattól kaptak ígéretet, hogy alkalmaznak még egy mediátort, ugyanakkor szükség lenne a szállásadók naprakész visszajelzésére, hogy ha nincs szabad szobájuk, akkor feleslegesen ne kapcsolják hozzájuk a szálláskeresőket. „Ezzel a saját életüket is leegyszerűsítenék, hiszen csúcsszezonban napi 100-200 hívás is befut, olyankor nekik kell ismételgetniük, hogy nincs hely, nincs szoba. Ez elkerülhető lenne\" – magyarázta a vállalkozó, aki szerint gondot jelent az is, hogy a panziók tulajdonosai nem mindig segítőkészek vagy udvariasak, különösen nem, ha éppen nincs szabad szobájuk.

Ez is kikerülhető lenne, ha helyettük a moderátor kezelné ezeket a hívásokat. Arra is volt már példa, hogy a gyimesi panziótulajdonos nem beszélt románul, így a moderátor tolmácsolt, segített a román turistának a foglalásban. Jelenleg a Sóvidék-Hegyalja, Borszék, a Gyimesek térségét, valamint Törcsvár környékét fedik le, de a Szent Anna-tó és a Csomád-Bálványos régiót is bekapcsolják.

Változtatni kellene a hozzáálláson

Gassner Wolfgang ugyanakkor rámutatott, folyamatosan frissíteni kellene a különböző vendéglátói és turisztikai honlapokat, hiszen a látogató nem tér vissza, ha mindig ugyanazt a tartalmat találja, például van olyan lap, ahol még mindig téli képek vannak. Az egy hónapos teszt alatt egyébként 53 foglalást véglegesítettek a rendszeren keresztül, ezek összértéke 23 284 lej. Egy hónap leforgása alatt összesen 889 hívás érkezett a call centerbe, 557 hívást kapcsoltak, és 473 esetben a mediátor visszahívta a turistát vagy a panziókat. Több mint 6000 SMS-t is küldtek, 52 ajánlatkérés ment ki 4923 panziónak címezve. A legtöbben Törcsvár, Parajd és Borszék iránt érdeklődtek, szállást kerestek, de asztalt és programokat is foglaltak volna csoportoknak. Összesen több mint 25 országos, regionális és helyi érdekeltségű honlap a partnerük.

Fizetség az elvégzett szolgáltatások után

A Smart Mediator jutalékrendszerben működik, a szállásadók, a szolgáltatók a véglegesített foglalások alapján fizetik a jutalékot, ebből a rendszer továbboszt azoknak a honlapoknak, szervezeteknek, amelyeken keresztül a megkeresés érkezett. Így reményeik szerint hatékonyabbá válhat a turisztikai célpontok menedzselése, a statisztikai adatgyűjtés, de bevételekhez jutnak a turisztikai desztináció menedzsment (TDM) szervezetek, ami nemcsak a működési költségeiket fedezi, de a fejlődésüket is elősegíti.

A lényeg, hogy jöjjenek a turisták

„A lényeg, hogy olyan önfenntartó rendszert tudjanak működtetni, amely további turistaforgalmat is generálhat a térségnek\" – összegezte a projekt lényegét Albert Zoltán, a Székelyföld Desztináció Menedzsment Klaszter elnöke, a Csomád-Bálványos Kistérségi Társulás munkatársa. Hangsúlyozta, a székelyföldi szállásadók, akik használják a korszerű kommunikációs eszközöket, általában fent vannak az online foglalási platformokon, a Booking a legnépszerűbb, onnan jön a legtöbb online foglalás.

Viszont a székelyföldi idegenforgalom egyik jellegzetessége, hogy sok szálláshely nem működik teljesen hivatalosan, ilyen esetben nem használhatják ezeket a rendszereket, másrészt az is akadályt jelent, ha a tulajdonos nem használ elektronikus levelezési rendszert, okostelefont, így csak a nagyobb, fejlettebb szálláshelyek élnek ezzel a lehetőséggel. A Booking hihetetlenül gyorsan fejleszt, néhány évvel ezelőtt még faxon küldték a rendszerükön keresztül történő foglalást, aztán már e-mailben, SMS-ben, és most már kifejlesztettek egy telefonos applikációt. A szállásadónak gyorsan kell reagálnia, hiszen ha túlfoglalás van, köteles abban az árban egy ugyanolyan minőségű szállást, szolgáltatást biztosítania a vendégnek.

Albert Zoltán ugyanakkor rámutatott: az általuk kifejlesztett ügyfélszolgálat, a Smart Mediator rendszer lényege, hogy nem kimondottan profitorientált, a szálláshelyek mellett a különböző szolgáltatásokat, programajánlatokat is felsorakoztatják, ugyanakkor tapasztalatai szerint a telefonos kommunikáció közvetlenebb és gyorsabb, mint az elektronikus levelezés.